Das ist gar nicht so schwer, wie Sie vielleicht denken. Sie müssen eigentlich nur eine Regel einhalten. Bevor wir Ihnen jedoch nun erklären, welche Regel das ist, eine kurze Erklärung, was dafür verantwortlich ist, dass Ihr Postfach zum Datengrab wird!
Alles in Outlook bzw. in Ihrem Postfach wird als Objekt bezeichnet. Egal ob es eine Mail, ein Kalendereintrag, Kontakt, Aufgabe oder eine Notiz ist. Jeder dieser Objekte hat eine bestimmte Größe. Eine einfaches Objekt hat z.B. eine durchschnittliche Größe von ca. 50 KB. Das bedeutet, dass Sie theoretisch bei einem Standardpostfach von 3 GB ca. 62.000 Objekte speichern können. Das ist schon mal eine ganze Menge…
Was ist nun genau das Problem?
Vereinfacht gesagt, sind es die Anlagen in den E-Mails. Meist unter Posteingang und Gesendete-Elemente. Wenn Sie hier z.B. ca. 10 E-Mails haben, die eine Anlage z.B. von fünf Bildern enthält, ist es nicht unüblich, dass dann die E-Mail eine Größe von ca. 20 MB hat. Dies entspricht ca. die Anzahl von 100 E-Mails ohne Anlage. In der Regel, werden Anlagen aus den E-Mails so wie so auf der Festplatte/Server gespeichert, weil man z.B. diese bearbeiten muss etc. Was bleibt ist eine ewige Kopie in Outlook, die Ihr Postfach nach der Zeit immer schneller volllaufen lässt. So entsteht ein Datengrab. Outlook wird zweckentfremdet, als Datenablage!
Wie lässt sich das verhindern?
Ganz einfach. Nach dem Sie eine E-Mail mit Anlage erhalten haben und diese speichern möchten, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Anlage in der E-Mail und wählen Sie:
Speichern unter. Nach dem Sie die Anlage gespeichert haben, wiederholen Sie den Schritt und wählen hiernach: Anlage entfernen! Beim Senden von E-Mails mit Anlage, wechseln Sie in den Ordner „Gesendete Elemente“ und Entfernen Sie Anlage ebenfalls! So bleibt Ihr Postfach klein und Sie kommen mit 3 GB Speicher viele Jahre aus. Wenn Sie über eine NetFile-Solution MailStore-Archivierung verfügen, bleibt die Anlage hier erhalten, so dass die E-Mail inkl. Anlage rechtssicher archiviert wurde.