Wie räume ich mein NetFile Exchnage-M@il Postfach auf?

Hierfür haben wir Ihnen eine Anleitung geschrieben, die leicht zu verstehen ist. Diese können Sie sich hier herunterladen….

Gleichzeitig legen wir Ihnen nach dem Aufräumen diese Anleitung ans Herz, damit Sie in Zukunft gar nicht erst mehr aufräumen müssen!

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Wie halte ich mein NetFile-E-M@il Postfach klein u. sauber, ohne das es zum Datengrab wird?

Das ist gar nicht so schwer, wie Sie vielleicht denken. Sie müssen eigentlich nur eine Regel einhalten. Bevor wir Ihnen jedoch nun erklären, welche Regel das ist, eine kurze Erklärung, was dafür verantwortlich ist, dass Ihr Postfach zum Datengrab wird!

Alles in Outlook bzw. in Ihrem Postfach wird als Objekt bezeichnet. Egal ob es eine Mail, ein Kalendereintrag, Kontakt, Aufgabe oder eine Notiz ist. Jeder dieser Objekte hat eine bestimmte Größe. Eine einfaches Objekt hat z.B. eine durchschnittliche Größe von ca. 50 KB. Das bedeutet, dass Sie theoretisch bei einem Standardpostfach von 3 GB ca. 62.000 Objekte speichern können. Das ist schon mal eine ganze Menge…

Was ist nun genau das Problem?

Vereinfacht gesagt, sind es die Anlagen in den E-Mails. Meist unter Posteingang und Gesendete-Elemente. Wenn Sie hier z.B. ca. 10 E-Mails haben, die eine Anlage z.B. von fünf Bildern enthält, ist es nicht unüblich, dass dann die E-Mail eine Größe von ca. 20 MB hat. Dies entspricht ca. die Anzahl von 100 E-Mails ohne Anlage. In der Regel, werden Anlagen aus den E-Mails so wie so auf der Festplatte/Server gespeichert, weil man z.B. diese bearbeiten muss etc. Was bleibt ist eine ewige Kopie in Outlook, die Ihr Postfach nach der Zeit immer schneller volllaufen lässt. So entsteht ein Datengrab. Outlook wird zweckentfremdet, als Datenablage!

Wie lässt sich das verhindern?

Ganz einfach. Nach dem Sie eine E-Mail mit Anlage erhalten haben und diese speichern möchten, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Anlage in der E-Mail und wählen Sie:

Speichern unter. Nach dem Sie die Anlage gespeichert haben, wiederholen Sie den Schritt und wählen hiernach: Anlage entfernen! Beim Senden von E-Mails mit Anlage, wechseln Sie in den Ordner „Gesendete Elemente“ und Entfernen Sie Anlage ebenfalls! So bleibt Ihr Postfach klein und Sie kommen mit 3 GB Speicher viele Jahre aus. Wenn Sie über eine NetFile-Solution MailStore-Archivierung verfügen, bleibt die Anlage hier erhalten, so dass die E-Mail inkl. Anlage rechtssicher archiviert wurde.

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Wie teile ich schnell größere Datenmengen mit Kunden o. Lieferanten über die NetFile-Cloud (Gastzugriff)?

Wenn Sie größere Datenmengen mit Ihren Kunden/Lieferanten teilen möchten, ist dies recht schnell erledigt! Hier der Weg über die Web-GUI. Der Vorgang wird immer in vier Schritten durchgeführt:

  1. Daten bereitstellen
  2. Daten Freigeben
  3. Datenberechtigungen setzen
  4. Benachrichtigen

Daten bereitstellen:

Melden Sie sich mit in der NetFile-Cloud an, mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an.

Erstellen Sie einen neuen Projektordner

Öffnen Sie nun den neu erstellten Projektordner mit ein Klick und laden Sie alle Dateien hoch. Kleiner Tipp, Sie können mit gedrückter STRG-Taste auch mehrere Dateien auswählen.

Das Ganze sollte dann ca. so aussehen:

Freigeben/Teilen:

Wechseln Sie nun wieder zum Root-Ordner/Hauptordner, in Ihrem Cloud-Speicher. Dafür klicken Sie einfach auf das Haus-Symbol. Rechts neben Ihren neuen Projekt-Ordner finden Sie das Teilen-Symbol „<„. Klicken Sie darauf und tippen Sie die Mailadresse ein, Ihres Kunden oder Lieferanten. Wählen Sie dann zwingend bei den angezeigten Mailadressen: …@… (Guest) aus.

Setzen Sie nun zum Schluss noch die Berechtigungen.

Berechtigungen setzen und Benachrichtigen:

Hier empfehlen wir: Sollen die geteilten Daten nur zur Kenntnis genommen werden, die Berechtigungen auf nur lesen zu setzen. Dafür einfach den Haken bei „Kann bearbeiten“ entfernen! Sind die Einstellungen so gesetzt wie oben dargestellt, darf der Gast alles, auch in dem Projektordner neue Daten Hochladen. Klicken Sie zum Abschluss noch auf das Symbol „Per E-Mail benachrichtigen“ um Ihren Kunden/Lieferanten zu informieren. Ihr Kunde/Lieferant erhält eine E-M@il, mit einem Link zum neuen Projekt-Ordner. Ihr Kunde/Lieferant hat für diesen Zugang sein eigenes Passwort.

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Größenbegrenzungen für NetFile Exchange E-M@ils

Für den Transport von E-M@ils gelten folgende Grenzwerte:

Empfangsgröße: max. 36 MB

Sendegröße: max. 25 MB

Hintergrund der Beschränkung ist es, dass Outlook von Benutzer als Dateiablagesystem im Unternehmen benutzt wird. In Zeiten von Cloudsystemen ist diese Arbeitsweise überholt, jedoch noch leider immer noch stark verbreitet. Zusätzlich stehen nur begrenzte Transportkapazitäten zur Verfügung. Um diese nicht zu überdehnen, hat sich NetFile-Solution hier an gängige untere Transportgrenzen anderer Provider orientiert!

Möchten Sie größere Datenbestände bereitstellen z.B. für Kunden oder Lieferanten, benutzen Sie Ihren Cloudspeicher von NetFile-Solution und benutzen Sie nach dem Upload/Hochladen der Daten die Freigabe/Teilen Funktion.

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Spam-Schadsoftware E-Mail Behandlung

Dass die meist transportierten E-Mails weltweit Spam-Mails sind und/oder Schadsoftware enthalten ist kein Geheimnis. An dieser Stelle setzt NetFile-Solution für seine Kunden eine Menge Technik ein, damit Sie als Benutzer nur die E-Mails erhalten, die Sie auch erhalten möchten.

An vorderster Front steht ein System, dass Ihre E-Mails durch bis zu acht DNS-Blacklist-Server prüfen lässt ob geblockte Absenderadressen bzw. Domänen enthalten sind. Wird ein geblockter Absender gefunden, wird Ihre E-Mail mit [SPAM] markiert, jedoch noch nicht geblockt!

An zweiter Stelle übernimmt ein Security-System Ihre E-Mail und prüft diese auf: Schadsoftware, Phishing und weitere nicht erwünschte Kriterien. Wird hier eine E-Mail erkannt, wird diese für Sie geblockt und 30 Tage gespeichert. Nach 30 Tagen wird diese unwiderruflich gelöscht. In der Regel werden bis zu 99% aller E-Mail geblockt, die Sie auch wirklich nicht empfangen möchten. Jedoch ist kein System perfekt, daher schleichen sich hin und wieder immer mal eine E-Mail unter den geblockten E-Mails, die eigentlich nicht hier hingehört. Dies sind meinst die Situationen, wo Sie sich als Kunde an den Support kontaktieren sollten, damit dieser für Sie die geblockte E-Mail und auch den Absender frei geben. Dieses Vorgehen ist gegenüber dem herkömmlichen Vorgehen der herkömmlichen Provider sicherlich außergewöhnlich, stellt jedoch sicher, dass durch die manuelle Freigabe keine Schadsoftware durchgelassen wird, über das E-Mailsystem.

Wenn Ihnen dies zu anstrengend ist, den Support zu kontaktieren, dann können Sie selbstverständlich selbst Verantwortung für die Spam-Verwaltung und Freigabe von E-Mails Ihres Postfaches übernehmen. Schicken Sie uns dafür einfach eine kurze E-Mail und wir richten Ihnen den Zugang ein. Die Adresse für die Postfach bezogene Spam-Verwaltung lautet: mail.netfile-solution.eu/spam und ist nur über diese Adresse möglich.

Als letzte Sicherheits-Instanz setzt NetFile-Solution eine Regel für alle E-Mails ein, die besagt, dass E-Mails mit den bestimmten Wortstämmen, in Kombination mit bestimmten Dateitypen generell untersagt sind. Grund ist hierfür die seit Jahren ansteigenden Flut von Krypto- Trojanern, die über E-Mails verteilt werden, um Schadsoftware ins System einzuschleusen. Hierbei erhält jedoch sowohl der Absender eine Nachricht, dass die E-Mail Anlage unerwünscht ist, als auch der Empfänger erhält eine Nachricht, dass die Zustellung einer solchen E-Mail Anlage geblockt wurde. Es ist manchmal unumgänglich das E-Mails mit bestimmten Anlagen, zwingend mit bestimmten Wortstämmen Versand werden müssen. Um solche E-Mail Anlagen verschicken zu können, benötigen Sie ein Passwort. Dieses können Sie jederzeit bei uns anfordern. Setzen Sie dieses Passwort in die Betreffzeile einfach am Ende, als eigenständiges Wort ein. Dann versenden Sie die E-Mail inkl. Anlage noch einmal. Unser E-Mailserver wird dann Ihre E-Mail mit Anlage ohne Probleme versenden.

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Welche Ordner u. eM@ils aus meinem eM@ail- Postfach werden archiviert?

Wenn keine anderen Anweisungen von Ihnen vorliegen, heißt die Antwort: grundsätzlich erst mal alle Ordner, bis bis auf folgendende Ausnahmen:

  • Gelöschte Elemente / Papierkorb
  • Entwürfe
  • Kontakte (Enthalten keine eM@ils)
  • Kalender (Enthalten keine eM@ils)
  • Aufgaben (Enthalten keine eM@ils)
  • Notizen (Enthalten keine eM@ils)
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Wie melde ich mich mit dem Mailstore-Client am NetFile Mailstore-Server an?

Beachten Sie, dass Sie für die Verbindungsherstellung mit dem MailStore-Client, eine konfigurierte VPN-Verbindung zu NetFile-Solution benötigen. Starten Sie diese bevor Sie die unten angezeigen Schritte ausführen.

Starten Sie von Ihrem Desktop aus MailStore-Client, mit einem Doppelklick auf:

Im Verbindungsfenster geben Sie folgende Verbindungsdaten ein und setzen den Haken bei: „Immer mit diesem Server verbinden“!

Im nächsten Fenster geben Sie Ihre Zugangsdaten ein und Ihr Passwort (ohne Domänenname\) . Klicken Sie abschließend auf OK. Sollte Ihnen nun Zertifikatswarnung angezeigt werden, klicken Sie auf „Ja“ bzw. auf „akzeptieren“! Diese Warnung wird Ihnen deshalb angezeigt, weil der MailStore-Server intern direkt über die IP-Adresse angesprochen wird. Diese Warnung ist zu vernachlässigen, da nicht Sicherheitsrelevant.

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Wie ändere ich mein Passwort/Kennwort für die NetFile-Cloud?

Klicken Sie hier und melden Sie sich mit Ihren Benutzernamen und Passwort an. Klicken Sie wieter oben rechts in der Ecke auf den kleinen weißen-Feil:

und weiter auf:

Geben Sie links Ihr aktuelles Passwort ein und rechts Ihr neues Passwort. Hiernach nicht vergessen auf speichern zu klicken.

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Wie ändere ich meine Passwort für den Exchange und NetFile-MailStore Login?

Wenn Sie nur ein lokales MailStorebenutzerkonto haben, also ohne ein NetFile-Exchange Postfach, dann melden Sie sich hier an und ändern Sie Ihr Kennwort hier:

Sollten Sie ein Exchange-Mailpostfach von NetFile besitzen, müssen Sie Ihr Kennwort über Exchange-OWA ändern. Melden Sie sich mit Ihrem vollständigen Benutzernamen inkl. Domäne\Benutzername und Ihrem Passwort an und klicken Sie oben rechts auf:

Nun sehen Sie links alle Option. Klicken Sie auf:

und ganz rechts auf:

Nun zu guter Letzt Ihr altes Kennwort eingeben und zwei mal Ihr neues und speichern nicht vergessen!

ANMERKUNG: Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. mit der Änderung Ihres Passwortes weitere Zugänge wie z.B. VPN und Zugänge zu anderen Dienstleistungsangebote von NetFile-Solution ändern.

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Kann ich weitere Postfächer meinem Netfile-Mailstore hinzufügen?

Die Antwort ist „JA“! Sie können unbegrenzt weitere Postfächer von unterschiedlichen Providern hinzufügen. Beachten Sie jedoch, dass die weitere Archivierugen von Postfächern dazu führt, dass Sie mehr Speicherplatz verbrauchen und diese Ihnen mit je 1 € je angefangen 1 GB je Monat in Rechnung gestellt wird. Die Einrichtung weiterer Postfächer muss endweder über dem MailStore-Windows-Client geschehen oder über den Support von NetFile-Solution. Sie können dies auch online beauftragen, über dieses Formular. Beachten Sie weiter, dass dann alle archivierte Postfächer untern dem gleichen MailStore-Benutzer einsehbar sind.

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Wird mein Outlook-Archiv PST automatisch mit archiviert?

Sie haben unterhalb Ihres Exchangepostfaches ein Outlook-Archiv in Form einer PST-Datei erstellt und möchten diese mit archivieren? Dies geschieht nicht automatisch. Grund ist, dass Ihr MailStore-Archiv nicht auf Ihr Outlook zugreift, sondern direkt auf Ihr Exchange-Postfach. Daher ist MailStore Ihr lokales Outlook-Archiv völlig unbekannt. Wenn Sie eine archivierung dieser PST-Datei benötigen, wenden Sie sich bitte an den Support von NetFile-Solution.

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Wie melde ich mich in meinem NetFile-MailStore Archiv an, z.B. über Outlook?

Hierfür bieten wir Ihnen zwei bzw. drei Möglichkeiten an:

  • Die einfachste Variante um auf Ihr Archiv zuzugreifen ist über den Web-Login unter der Adresse: mailstore.netfile-solution.eu Benutzen Sie hier Ihren Benutzernamen und Passwort (ohne Domänenname\).
  • Möchten Sie Ihr Archiv direkt in Ihr Outlook integrieren (empfohlen), dann laden Sie sich hier das OutlookAddin herunter und installieren Sie diesen. Schließen Sie vor der Installation unbedingt Ihr Outlook.

Nach der Installation öffnen Sie Ihr Outlook und gehen wie folgt vor:

  • Klicken Sie auf den neuen Reiter MailStore:
  • Klicken Sie nun obeln links auf: Suche in Archiv und vervollständigen Sie Ihre Zugangsdaten, mit Servername: mail.netfile-solution.eu:447 Ihrem Benutzername und Ihrem Passwort.
  • Bei der letzten Variante können Sie den MailStore-Windows Client installieren. Hiermit erhalten Sie vollen Zugriff auf Ihr Archiv und alle Einstellungen, auch neu hinzufügen von Postfächer und löschen. Bitte wenden Sie sich hierfür bitte an den Support von NetFile-Solution, da diese ausschließlich nur bereitgestellt wird, mit einer eingerichteten VPN-Verbindung.
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Der nächste Supergau in der EU?

Es ist immer wieder schön zu sehen, wie die Jungs von SemperVideo den Nagel auf den Kopf treffen! Man fragt sich so langsam, was machen die in Brüssel eigentlich den ganzen Tag lang. Die können doch nicht so weit ab von der Welt sein oder? Doch sind sie, sehen Sie selbst….

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